Pakket 1
Het administratief, financieel, technisch en bestuurlijk beheer van de VvE
Pakket 2
Het administratief, financieel en technisch beheer van de VvE
Pakket 3
Het administratief en financieel beheer van de VvE
Takenlijst van het beheer van de VvE
Takenlijst Administratief en Financieel Beheer
- Opzetten van ledenadministratie;
- Tekeningbevoegdheid bij bestaande bankrelaties;
- Het beheer van het archief van de VvE (bewaartermijn 7 jaar);
- Bijhouden van de ledengegevens;
- Het uitschrijven van eigenaren waarvan het appartement verkocht is;
- Verstrekken van informatie ten behoeve van het passeren van een koopakte (tegen meerprijs zoals genoemd in de offerte);
- Nieuwe leden verwerken en aanmelden in administratie, verstrekken van informatie aangaande de VvE (brief nieuw lid);
- Het afsluiten en beheren van verzekeringspolissen van de VvE;
- Verhalen van schades op de lopende verzekering(en) van de VvE;
- Het invoeren van bestaande administraties en dossiers in de nieuwe administratie;
- Het voeren van de financiële administratie zodat deze actueel is;
- Het administreren en beheren van bank- en spaarrekeningen op naam van de VvE;
- Het plannen en uitschrijven van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering en een eventueel noodzakelijke 2e reglementaire vergadering en versturen van volmacht voor leden die verhinderd zijn de Algemene Ledenvergadering bij te wonen;
- Het mogelijk voorzitten en notuleren van de ledenvergaderingen;
- Het eenmaal per jaar opstellen van de jaarstukken over het afgelopen boekjaar (balans en resultaatrekening), alsmede een conceptbegroting en conceptbijdrage per lid voor het komende boekjaar;
- Het incasseren en administreren van de bijdrage van de leden, inclusief extra bijdrage en het voeren van de correspondentie hierover;
- Het bewaken van achterstanden eventueel aanmanen en het opstarten van gerechtelijke procedure bij uitblijven van betaling van de VvE bijdrage (voor het voeren van de procedure en het begeleiden hiervan zijn geldt een meerprijs zoals genoemd in de offerte);
- Voorbereiden van de gegevens voor de kascontrolecommissie;
- Indien noodzakelijk de afhandeling van de collectieve CV installatie per appartement op jaarbasis tegen meerprijs zoals genoemd in de offerte;
- Indien noodzakelijk de afhandeling van collectieve warm waterinstallatie per appartement op jaarbasis tegen meerprijs zoals genoemd in de offerte;
- Zorg dragen voor een goede overdracht bij beëindiging van de beheer/ bestuursovereenkomst.
- Het opstellen van een tussenbalans;
- Overdragen administratie en archief;
- Uitschrijven Kamer van Koophandel en Kadaster van Pitlo Vastgoed Beheer B.V.;
- Overmaken saldi van de rekeningen, welke op naam van de vereniging staan of adresgegevens en gemachtigde wijzigen bij lopende rekeningen welke op naam van de vereniging staan;
- Het opstellen en ondertekenen van een overdrachtsformulier.
Takenlijst Technisch Beheer
- Het tijdens kantooruren (ma t/m vrij. Van 09.00 uur – 16.00 uur) adequaat oppakken van onderhoudsklachten behorende tot de VvE;
- Zorgen voor een adequate reactie op dringende onderhoudsklachten buiten kantooruren (na 16.00 uur mobiele bereikbaarheidsservice);
- Het aanvragen, afsluiten en beheren van offertes met betrekking tot onderhoudsklachten;
- Het aanvragen, afsluiten en beheren van offertes met betrekking tot renovatiewerkzaamheden, aanschrijvingen en/of grootonderhoud;
- Het adviseren bij het aanvragen, afsluiten en beheren van de door de VvE noodzakelijk geachte onderhoudscontracten;
- Op verzoek van leden opvragen offertes voor Meerjaren onderhoudsplanning;
- Het agenderen van (groot)onderhoud in de algemene ledenvergadering;
- Het verwerken van grootonderhoud in de jaarlijkse begroting;
- Het begeleiden en opleveren van planmatig onderhoud indien niet uitgevoerd/ begeleid door derden tegen meerprijs;
- Het begeleiden van herstelwerkzaamheden naar aanleiding van schadegevallen. Een eventuele vergoeding voor de procesbegeleiding vanuit de verzekeraar komt ten gunste van de beheerder.
Takenlijst Bestuurlijk Beheer
- Het in ontvangst nemen van de bestaande administratie en dossiers op basis van het overdracht formulier;
- Zorgen voor een juiste inschrijving bij de Kamer van Koophandel (bestuur). Kosten Kamer van Koophandel worden doorbelast aan de vereniging;
- Tekeningsbevoegdheid bij bestaande bankrelaties, vertegenwoordiger en gemachtigde rekening op naam van de VvE;
- Het voldoen aan alle juridische vereisten bij de besluitvorming in de Algemene Ledenvergadering;
- Het toezien op de besluiten en de uitvoering hiervan zoals deze genomen zijn in de Algemene Ledenvergadering;
- Het naleven van de bepalingen in het reglement van splitsing, het eventueel aanwezige huishoudelijk reglement en de besluiten genomen in de Algemene Ledenvergadering;
- Samenwerken met de overige bestuursleden indien aangesteld ter bevordering van een goed functionerende VvE.
- Aanspreekpunt voor de leden ten aanzien van zaken aangaande de splitsingsakte en het eventueel aanwezige huishoudelijk reglement;
- Het verstrekken van informatie aan appartement eigenaren over splitsingsakte. Modelreglement en eventueel aanwezig huishoudelijk reglement.
Voorbeelden van overige kosten en additionele diensten
(vallende buiten de genoemde pakketten)
- Het adviseren bij het afhandelen van opleveringsproblemen en garanties;
- Een extra algemene ledenvergadering buiten de reguliere 1e en reglementaire 2e vergadering vallende binnen één kalenderjaar;
- Het bemiddelen bij overlast;
- Het namens de vereniging voeren van rechtszaken;
- Afrekenen van stookkosten van een collectieve CV installatie en/of warm waterinstallatie;
- Het afrekenen van waterlasten (meterstanden dienen door de VvE zelf opgenomen te worden);
- Administratie bij verkoop van de woning voor kopende en verkopende partij;
- nieuw meerjaren onderhoudsplan en/of het actualiseren van het huidige meerjaren onderhoudsplan;
- Begeleiden van werkzaamheden met betrekking tot renovatiewerkzaamheden, aanschrijvingen en/of grootonderhoud